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企業(yè)往往會面臨報銷慢、節(jié)點多、效率低等問題，很重要的原因是報銷人和審批者缺少互相信任，因而拉低流程效率。針對日常重復(fù)性的企業(yè)員工報銷業(yè)務(wù)，基于報銷效率與成本控制角度引入信用管理理念，建立基于信用管理的報銷模式已經(jīng)成為一種趨勢。
一、傳統(tǒng)報銷業(yè)務(wù)：用“管控”對抗“欺騙”
傳統(tǒng)報銷模式下，員工報銷業(yè)務(wù)一般應(yīng)用“提交單據(jù)-業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批-財務(wù)審批-出納支付”的審批矩陣，此類審批流程強調(diào)“內(nèi)控”邏輯，秉承法家思想，假定“人性本惡”，強調(diào)“不別親疏、不殊貴賤，一切斷于法”，員工根據(jù)固化的審批流程與報銷制度執(zhí)行報銷。在這種模式下，財務(wù)人員對所有報銷單據(jù)皆進行無差別的嚴(yán)格審批，員工報銷體驗差，財務(wù)人員工作量居高不下，企業(yè)為缺乏信任付出巨大管理成本。
報銷周期長：員工缺乏操作指導(dǎo)，不清楚單據(jù)填寫及附件粘貼要求，填寫及整理報銷單據(jù)耗時較多，經(jīng)常因為報賬違規(guī)、缺乏即時性溝通、缺乏信任而導(dǎo)致報賬周期長、效率低、體驗差。
管理成本高：繁瑣的報賬流程也增加了管理控制成本，主要是各階段管理審批的成本、員工未聚焦本職崗位工作的時間損失、對管理不良的負(fù)面感知等，削弱了企業(yè)內(nèi)部價值鏈的增值效率和效益。
員工信用報銷與傳統(tǒng)報銷的區(qū)別主要在于針對高信用級別員工采用了不同的審核方式。員工信用審核采用信用評級制度，對員工設(shè)立不同的報銷信用等級，對于高信用級別員工的報銷業(yè)務(wù)，財務(wù)部門提高對其的審核效率，以加快其報銷速度。在審核質(zhì)量管理方面，財務(wù)部門對高信用級別員工采用抽檢方式來控制報銷業(yè)務(wù)質(zhì)量，對低信用級別員工采用全檢方式來控制報銷業(yè)務(wù)質(zhì)量。通過建立員工報銷信用評級體制，在合法合規(guī)的控制目標(biāo)前提下，對不同信用等級的員工在不同業(yè)務(wù)、不同金額范圍的業(yè)務(wù)報銷中采用區(qū)別化的審核、審批方式，整體加快報銷業(yè)務(wù)進程，提高報銷業(yè)務(wù)效率，降低業(yè)務(wù)和財務(wù)部門的運作成本，以對內(nèi)提供有價值的財務(wù)報銷管理為目標(biāo)。
三、企業(yè)應(yīng)用員工信用報銷，怎么做？
企業(yè)實施員工信用報銷，可以促進員工報銷效率、提升服務(wù)體驗，同時也可以降低企業(yè)內(nèi)部的運營成本。區(qū)別于傳統(tǒng)報銷，員工信用報銷的實施需要集團業(yè)務(wù)、財務(wù)人員的充分參與，實施過程中應(yīng)遵循以下策略：
一是先試點再推廣，分階建設(shè)。將新員工報銷信用評級業(yè)務(wù)流程引入集團企業(yè)時，一般由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭成立項目實施團隊，采用先試點再總結(jié)經(jīng)驗，最后面向全集團推廣的分階段方式來開展。具體過程中，一般以涉及人員廣、影響面大、單筆金額較小為篩選原則選取報銷場景應(yīng)用員工信用管理，后續(xù)再逐步擴展至其他業(yè)務(wù)類型。在試點與推廣階段，均需進行充分的宣傳和培訓(xùn)，讓全員熟悉掌握信用報銷后的業(yè)務(wù)變化與執(zhí)行要求，避免新模式產(chǎn)生的業(yè)務(wù)沖突。
二是多維度設(shè)計信用檢查規(guī)則。實行員工信用評級管理，需重點明確信用評級管理機構(gòu)、信用檢查規(guī)則、動態(tài)信用評級調(diào)整辦法、信用報銷業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)等組成部分，組織機構(gòu)、管理制度和業(yè)務(wù)流程需要進行有效銜接，以落實員工信用評級管理實施。其中信用檢查規(guī)則是信用管理的核心，集團企業(yè)在確定檢查規(guī)則時，需要從報銷業(yè)務(wù)管理目標(biāo)、風(fēng)險控制要求出發(fā)制定多層級、多維度的明細指標(biāo)和權(quán)重，最終賦分構(gòu)成信用評級的分值。員工信用評分以報銷單據(jù)作為評分基礎(chǔ)，財務(wù)人員如發(fā)現(xiàn)報銷不符合流程要求或者存在違規(guī)行為的，如有虛假發(fā)票、私費公報、提交時間超期等，審批人或財務(wù)部門可以作駁回處理，同時更新報銷人的信用分?jǐn)?shù)。如果報銷人一直嚴(yán)格遵守企業(yè)費用報銷制度，在報銷系統(tǒng)里信用等級會維持最高等級。報銷信用等級不同，報銷速度便會不同，這既激勵了員工規(guī)范報銷行為、也警示了不規(guī)范報銷行為，長期來看，可以提高員工遵從意識，促使員工規(guī)范費用報銷，也會使報銷流程更加高效。
三是信用結(jié)果應(yīng)用于員工權(quán)益。每一張業(yè)務(wù)單據(jù)都可以對應(yīng)到業(yè)務(wù)提單人及所在的業(yè)務(wù)部門，因此，可以基于單據(jù)的信用評分結(jié)果，綜合生成針對個人和部門的信用評價報告。通過信用評價報告一方面能夠鼓勵員工誠實守信的報銷行為，另一方面，對不同信用級別員工的差別化報銷控制來降低財務(wù)審核業(yè)務(wù)量，從而起到控制風(fēng)險，提升效率和降低管理成本的目的。此外，員工報銷信用等級亦可納入員工績效考核體系，將信用等級作為員工晉升、獎金、培訓(xùn)等事項關(guān)鍵依據(jù)。
員工信用管理機制的建立可以引導(dǎo)員工規(guī)范報賬行為、養(yǎng)成誠信報賬習(xí)慣，實現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險控制、報賬效率提高和管理成本降低，全面提升企業(yè)財務(wù)管理水平，實現(xiàn)企業(yè)價值創(chuàng)造。